（2）向政府专网用户提供信息服务；

    （3）进行网络、数据和用户的管理维护；

    3、支持大众服务的公众网(简称外网)。

    以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务，如文字资料、语音资料、视频资料等，还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。

    外网服务中心负责以下工作：

    （1）采集信息并送到采集与预处理系统；

    （2）向Internet用户提供信息服务；

    （3）进行网络、数据和用户的管理维护；

    （二）硬件基础设施建设

    档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系统、高可靠性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。

    基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、案数字化加工设备以及其它支撑设备等。

    （三）系统软件建设

    计算机运行所需的各种程序及有关文字资料统称为软件。计算机软件分为系统软件和应用软件两大类。

    系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源，充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的。系统软件包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统、以及操作系统。计算机操作系统是系统软件的核心，它独立于计算机，是控制和组织计算机活动的一组程序，是用户和管理机器的接口，是整个系统运行的基础。目前世界上流行的操作系统有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。

    应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。                 

    五、档案信息化的应用系统建设

    档案信息化的应用系统建设包括两个层面的应用系统：一是数字档案馆的应用系统；二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。

    （一）数字档案馆的应用系统。这是一个可扩展的网络应用系统。其功能应能涵盖对档案的数字化加工、数字档案的信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字管理全过程，具有可扩展和实用的特性。目前深圳数字档案馆的这一应用系统已基本建成，正在进一步完善之中。

    （二）现有档案馆室的应用系统。在深圳市机关企事业系统广泛使用的档案信息管理系统是由深圳市档案局组织研制的“世纪科怡档案管理系统”。该档案管理系统共有文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、转交接收、编研、统计、数据管理、系统维护等12个功能模块，具有“文档一体、综合管理、馆室衔接”的特点，软件评测达到国家软件行业测评8A级。

    1、“文件管理”功能模块有3个子系统：文件登记、文件归档、报表打印。实现了收文、发文、登记管理、文件自动归档和打印功能。

    2、“档案管理”功能模块有4个子系统：档案录入、归档、档案调整、制作目录。实现了档案录入、归档处理和目录打印功能。

    3、“资料管理”功能模块有2个子系统：资料登记、报表打印。

    4、“检索”功能模块有3个子系统：文件检索、档案检索和资料检索。

    5、“利用”功能模块有“利用人管理”、“登记”、“查询”、“归还”、“统计”5个子系统。能做到管理人性化，智能化。

    6、“保管”功能模块主要记录库房温湿度和存放位置索引。

    7、“鉴定”功能模块实现了档案鉴定和销毁清册电脑化管理。

    8、“统计”功能模块实现了“基本情况年报”和“报表统计”的填报和打印功能。

    9、“数据管理”功能模块实现了“数据导入”、“数据导出”、“备份与恢复”的功能。

    10、“移交接收”功能模块实现了档案室和档案馆之间移交和接收档案的“馆室衔接”功能。

    11、 “系统维护”功能模块包括：全宗管理、实体分类、辅助字典、档号格式、用户管理、日志检查等6个子系统，可完成系统中“全宗”、“实体分类”、“档号格式”、用户名、密码和权限的设置。

    12、 “编研”功能模块可以完成“组织沿革”， “大事记”，“人事任免”，“重要文献汇编”等常用的编研工作。

    六、档案信息化资源建设

    档案信息资源建设是档案信息化管理中最基本也是最重要的建设任务，包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。

    （一）数字信息数据的构成形式

    主要有：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其它文件。

    1、文本文件（Text）。使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件，存储内容由ASCⅡ标准代码的GB18030标准汉字代码构成（如TXT、XML、DOC等格式文件）。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。

    2、图形文件（Graphic）。根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。

    3、图像文件（Image）。使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件（如JEPG、BMP、TIFF等）。

    4、影像文件（Video）。使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间，其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序（如MEPG、AVI等格式文件）。

    5、声音文件（Audio）。用音频设备录入或编曲软件生成的文件（如MP3、WAV、MIDI等）。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，采样频率和速率越高，音质越好，文件所占存储空间就越大。声音文件播放时需要使用相关设备和程序。

    6、其他文件。如命令文件，亦称计算机程序（Program）。是指为处理各种事务，用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。

    （二）数字信息数据的来源和采集范围

    1、现有档案馆（室）藏各种档案的数字化。通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将现存各种载体档案进行数字化处理，并整合到相应的档案信息数据库中。整个数字化应用系统包括：扫描输入、纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。

    2、收集和接收各种形式的电子文件。有两种方式：一是网络在线移交接收，即将需移交的电子文件档案通过网络直接传输到档案馆（室），或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案馆本地载体的过程。二是介质移交接收，即将电子档案存储在一定的介质上移交给档案馆（室），也称卸载式移交接收。网络移交既可实时进行，也可与介质移交一样，按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性，为了及时将可以公开的电子文件和电子档案向社会各界提供利用，数字档案馆可以实时地通过网络在线接收各立档单位的电子文件/档案。

    3、有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外，各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是数字档案馆资源建设的重要采集内容。主要途径是：一是通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库，如国土信息资源库、人口统计数据库等；二是根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充数字档案馆数字资源建设的不足，如《中国科技文献数据库》、《中国科学文献数据库》等。

    4、互联网上其他具有档案价值的信息。为充分发挥数字档案馆作为知识库群的作用，互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是数字档案馆采集的对象。例如，各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等。

    把有档案价值的网络信息下载到本地，经过一定的整理、组织、加工、成为本地的现实资源。除了下载各种档案信息之外，数字档案馆还将根据用户的需求，对网络上的数据或网络信息建立指引库（或导航站）。首先要从成千上万的网站中挑选出具有价值的网站，然后对这些网站进行分类，建立起指引库，使用户能方便地通过指引库获取自己需要的信息。