为了准确、规范的移交档案电子目录进馆，建立全市统一的档案信息计算机检索和管理体系，实现档案信息资源共享，参照国家和省档案局有关标准，结合我市档案工作实际，制定本标准。
    一、适用范围
    （一）本标准规定了向天水市档案馆移交进馆档案的电子目录数据库结构与交换格式、著录要求与数据交换格式、目录数据组织与交换要求等内容。
    （二）本标准适用于天水市机关、企事业单位文书档案目录数据库结构及其目录数据库的移交。
    （三）在珠海泰坦超越2000文件档案资料综合管理系统中移交出来，向市档案馆移交进馆的档案电子目录。
    二、立卷改革前归档的案卷目录数据库结构与著录要求
    （一）案卷级目录数据库结构（见表1）
    表1：

    注：字段长度指长度上限。
 
    （二）案卷级目录字段著录格式及要求
    全宗号：是档案馆在管理档案过程中，赋予每一个全宗的代码。全宗号用三位代码标识。
    目录号：是全宗内案卷目录的顺序号。目录号以三位阿拉伯数字标识，不足三位以“0” 补齐。如3号目录著录为“003”。
    案卷号：用四位阿拉伯数字标识，不足三位以“0” 补齐。按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。如3号卷著录为“0003”。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。如“0003（2）”表示0003号卷的第二卷。
    案卷题名：又称案卷标题，是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。
    编制单位：又称责任者，案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。如“中国共产党天水市委员会”。单位必须著录全称或不发生误解的通用简称。
    示例：“中国共产党天水市委员会”可著录为“中共天水委”。
案卷时间：指案卷卷内文件起止日期，分为起时间和止时间两项。时间项著录到月或日为止。时间项用6 位或8 位阿拉伯数字表示，第1— 4 位表示年，第5— 6 位表示月，第7— 8 位表示日。示例：“19810800”表示1981 年8 月；“19810823”表示1981 年8 月23 日。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。例如50 年代的，起始时间著录yl为“19500100”；终止时间著录为“19591200”。
    保管期限：对档案划定的存留年限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。